Zusammenfassung
Von der Pflicht zur Kür oder warum die technische Einführung einer E-Mail-Archivierung heute zwingend geboten, aber nur die halbe Miete ist. Seit 2002 sind Unternehmen im Rahmen der „digitalen Steuerprüfung“ der Finanzbehörden zur veränderungssicheren Archivierung von steuerlich relevanten E-Mails verpflichtet. Tatsächlich haben viele Unternehmen trotz drohender Sanktionen noch keine Lösung zur E-Mail-Archivierung eingeführt. Die Zeit drängt also. Aber wer sich bei der Einführung einer E-Mail-Archivierungslösung auf die Umsetzung der geforderten revisionssicheren Ablage beschränkt, der läuft Gefahr, eine zwar revisionssichere, aber nicht rechtskonforme E-Mail-Archivierung zu betreiben.
Links
GDPdU: http://www.bundesfinanzministerium.de/DE/Wirtschaft_und_Verwaltung/Steuern/Veroeffentlichungen_zu_Steuerarten/Abgabenordnung/Datenzugriff_GDPdU/002,templateId=raw,property=publicationFile.pdf
Fragen und Antworten zum Datenzugriffsrecht der Finanzverwaltung: http://www.bundesfinanzministerium.de/DE/BMF_Startseite/Service/Downloads/Abt_IV/009,property=publicationFile.pdf
GoBS: http://www.bundesfinanzministerium.de/nn_314/DE/BMF_Startseite/Service/Downloads/Abt_IV/BMF_Schreiben/015,templateld=raw,property=publicationFile.pdf
Fragen und Antworten zum Verzögerungsgeld nach § 146 Abs. 2b AO: http://www.bundesfinanzministerium.de/nn_53848/DE/Wirtschaft_und_Verwaltung/Steuern/Veroeffentlichungen_zu_Steuerarten/Betriebspruefung/001_a,property=publicationFile.pdf
IHK Darmstadt, Aufbewahrung von Geschäftsunterlagen nach handels- und steuerrechtlichen Vorschriften: http://www.darmstadt.ihk24.de/starthilfe/steuerinfo/Unternehmenssteuern/505798/AufbewahrungvonGeschaeftsunterlagen.html.
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Ripper, J. E-Mail-Archivierung: Revisionssicher ist nicht gleich rechtskonform. Wirtsch Inform Manag 2, 44–49 (2010). https://doi.org/10.1007/BF03250520
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DOI: https://doi.org/10.1007/BF03250520