Zusammenfassung
Jeder Unternehmer ist zur Archivierung von betrieblichen Unterlagen verpflichtet. Unterlagen müssen u. U. bis zu 30 Jahre aufbewahrt werden. Über die Art und Weise der Archivierung bestehen keine einschlägige gesetzliche Vorschriften. Elektronische Archivierungssysteme eröffnen erhebliche Rationalisierungs- und Kostenreduzierungspotentiale und sind eine wichtige Voraussetzung für eine Büroautomation. Insbesondere sind schnellere Zugriffszeiten, gezielte Suchmöglichkeit nach Dokumenteninhalten, elektronische Weiterverarbeitungsmöglichkeit (z.B. in Workflowmanagement-Systeme) sowie erhebliche Reduzierung von Lagerkosten1 zu nennen. Um diese Potentiale zu nutzen, sind einerseits gesetzliche Vorschriften einzuhalten und andererseits rechtlichen Risiken vorzubeugen.
Bspw. beziffert die Sächsische Aufbaubank Dresden für die Aufbewahrung von 47 Millionen DIN A4 Seiten durchschnittliche jährliche Raum- und Sachkosten in Höhe von 756.000 DM [Clau95, 47].
Abkürzungenverzeichnis am Ende des Beitrags.
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Literatur
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Baader, J., Philipp, M. (1997). Rechtliche Grundlagen für den Einsatz betrieblicher elektronischer Archivierungssysteme. In: Dittrich, K.R., Geppert, A. (eds) Datenbanksysteme in Büro, Technik und Wissenschaft. Informatik aktuell. Springer, Berlin, Heidelberg. https://doi.org/10.1007/978-3-642-60730-1_20
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